Privacyverklaring

Privacyverklaring

Probook hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Probook houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

U kunt gegevens op verschillende wijzen met ons delen, waaronder:

• Via onze website / webshop / applicaties / gekoppelde systemen:
  • Oplossingen op (onderdelen) van www.probook.nl
  • De genoemde websites kunnen persoonsgegevens over u verwerken, doordat u (door middel van bezoek, contactformulier of registratie) gebruik maakt van de diensten die worden geboden en gegevens achterlaat (uw IP-adres en bezoekgedrag). U dient zich ervan bewust te zijn dat wij niet verantwoordelijk zijn voor de privacyverklaring van andere sites/apps, die via een link op onze website(s) bereikbaar zijn.
  • Op onze website maken wij gebruik van cookies. Lees hier meer over ons gebruik van cookies.
• Via e-mail
• Via telefonisch contact
• Door brief of achterlaten van uw visitekaartje
• Specifieke formulieren waarmee wij informatie vergaren, waarin wij u informeren over het doel van de informatieverzameling.

Als Probook zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Probook verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht ter realisatie van (geïndividualiseerd) drukwerk en/of bezorging op adres.
• Het doorvoeren van verbeteringen in de processen van onze organisatie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Probook de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
• Adres
• Postcode
• Plaats
• Provincie
• Land
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Website
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• LinkedIn
• Facebook
• Instagram
• Werkzaam bij organisatie
• KvK-nummer
• BTW-nummer
• Bankrekeningnummer
• Inloggegevens (gebruikersnaam, indien u onze online applicaties gebruikt).

Wanneer wij een opdracht van onze klanten ontvangen, zijn we de Verwerker van persoonsgegevens. Deze gegevens kunnen variabel zijn en aangezien wij niet Verantwoordelijk zijn, zijn deze ook voor ons niet op voorhand te voorspellen. Deze gegevens behandelen wij zoals door ons opgedragen door onze klant in een verwerkersovereenkomst. Indien u vragen heeft over dit soort gegevens, kunt zich het beste wenden tot de originele partij die uw gegevens vergaard heeft (de Verantwoordelijke).

De persoonsgegevens van onze klanten en leveranciers waar wij Verantwoordelijk voor zijn, worden door Probook opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst, daarna totdat u ons tot verwijdering verzoekt in ons relatiebeheersysteem en in de financiële administratie (voor minimaal 7 jaar).
• Wij willen er op wijzen dat uw e-mail adres wellicht informatie kan bevatten over uw politieke voorkeur, geloofsovertuiging of een ander bijzonder kenmerk.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Probook verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Probook de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Probook opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door Probook verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
• Het doorvoeren van verbeteringen in de strategie of processen van onze organisatie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje, akkoord met onze cookie policy op onze website en het contactformulier en de mogelijkheden tot registratie in onze webapplicaties, en/of via koppeling op LinkedIn.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Probook de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam/voorletters/ tussenvoegsel
• Adres
• Postcode
• Plaats
• Provincie
• Land
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Website
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• LinkedIn
• Facebook
• Instagram
• Werkzaam bij organisatie
• Bankrekeningnummer

Uw persoonsgegevens worden door Probook opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde. In de praktijk is dit totdat u ons tot verwijdering verzoekt.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de hosting en het beheer van onze online-, web- of cloudoplossingen;
• Technische ondersteuning bij de gegevensverwerking van onze inhouse ICT-toepassingen;
• Analyse van het gedrag van bezoekers (Google Analytics, Google Ads)
• (Sub)verwerkers voor de realisatie van opdrachten t.b.v. (geïndividualiseerd) drukwerk en/of bezorging;
• Salarisadministratie;
• Organisaties ten behoeve van verzuim en re-integratie;
• Verzekeraars;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie / onze accountant;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

SSL certificaat

Voor de bescherming van uw persoonlijke gegevens zijn privacygevoelige delen van de website van Probook beveiligd met een uitgebreid SSL (Secure Socket Layer) certificaat. Dankzij SSL worden alle persoonlijke gegevens versleuteld, en dus onleesbaar voor derden, over het internet verstuurd. Dit SSL certificaat controleert ook of de verbinding tussen uw browser en onze server niet onderweg wordt omgeleid naar een andere server, bijvoorbeeld een server die in handen is van criminelen. Wanneer dit het geval lijkt te zijn, zal de SSL-beveiliging via uw browser een waarschuwing geven dat het SSL certificaat van onze website die u probeert te benaderen niet toebehoort aan de server die daadwerkelijk bezocht wordt.
Een SSL-verbinding is te herkennen aan de url in de webbrowser, die begint met https in plaats van http en wordt automatisch geactiveerd. Als je meer informatie wilt over het certificaat, kan je op het slotje klikken links in de browserbalk.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Probook bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Probook van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Zo passen wij https en ftp(s) toe bij onze website(s) en webapplicatie(s);
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op.

Contactgegevens

Probook
Amsterdamsestraatweg 656d
3555 HX Utrecht
info@probook.nl